Vorteile einer Auftragsmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Dringende wie auch überlappende Aufträge. Zahlreiche Stornierungen der Termine. Auffinden des nahegelegensten Fahrers. So kann ein normaler Arbeitstag für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst aussehen. Hinzu kommen noch Saisonabhängigkeiten, Wettbewerb und technische Herausforderungen, sodass für alle Beteiligten eines Unternehmens ein hohes Maß an Druck entsteht.

Auch wenn die Kundenanforderungen und der Wettbewerb die Grundlage des Drucks sein können, müssen sich Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern wegen technischen Herausforderungen nicht aufhalten lassen. Vielmehr könnten sie die Lage verändern, indem sie die Technologie zu ihrem Vorteil nutzen.

Um besser zu verstehen, wie Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst diesen Herausforderungen begegnen können, haben wir uns mit Jon Young, Produkt Manager bei Verizon Connect, über den Bedarf einer Auftragsmanagement-Software unterhalten sowie auch darüber, wie Reveal Field für diese Unternehmen von Nutzen sein kann.

F: Warum brauchen Unternehmen eine Software für das Auftragsmanagement?

A: Außendienstmitarbeiter und Disponenten tragen eine entscheidende Rolle im Außendienst. Auf der Grundlage unserer Studien haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen traditionelle Mittel zur Verwaltung ihres Tagesgeschäfts verwenden. Bei ständigen Stornierungen und Überlappungen der Termine, kann der Mangel einer Auftragsmanagement-Software zu erheblicher Ineffizienz und Stress führen.

Durch den Einsatz von Reveal Field müssen sich Unternehmen nicht auf das Erinnerungsvermögen eines Disponenten oder auf manuelle Prozesse und schriftliche Protokolle verlassen, um ihre Serviceanfragen zu verwalten. Durch Einsicht in das System und durch digitale Zuteilung der Aufträge können sich alle besser auf ihre Aufgaben fokussieren und zusätzlichen administrativen Aufwand vermeiden. 

Einige der wichtigsten Funktionen, auf die Fuhrparkmanager bei der Auswahl einer solchen Lösung achten sollten, sind Flottenortung, Termin- und Einsatzplanung, Auftragsmanagement, Außendienststeuerung, Personalmanagement, Disponenten- und Kundenbenachrichtigungen.

F: Wie profitiert ein Unternehmen von Reveal Field, wenn man die oben genannten wichtigen Funktionen im Auge behält?

A: Im Gespräch mit unseren Kunden, von kleinen bis zu großen Unternehmen, haben wir festgestellt, dass sie durch die Nutzung der einfachen Planungs- und Dispositionsfunktionen unserer Auftragsmanagement-Software die Produktivität ihrer Mitarbeiter und die Zufriedenheit ihrer Kunden deutlich verbessert haben.

Wir konnten auch feststellen, dass der Prozess der Auftragserstellung einfach und schnell ist. Reveal Field ist unkompliziert, so dass sie leicht in Betrieb genommen werden kann, und allen Anwendern steht eine umfassende Schulung zur Verfügung. In Unternehmen, in denen ‘Zeit’ eine entscheidende Rolle spielt, sind diese Funktionen von entscheidender Bedeutung.

Hiermit möchte ich auch in aller Bescheidenheit die Vorteile einer integrierten Plattform darlegen. Die Auftragsmanagement-Lösung lässt sich vollständig in unser bereits etabliertes Produkt namens Reveal integrieren. Diese Integration erleichtert es Unternehmen, alle Aktivitäten sowie den Status aller Mitarbeiter - Fahrzeuge und  Arbeitseinsätze - über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dies kann als eine Übersicht aller Aspekte des Außendienstes betrachtet werden.

F: Sie haben erwähnt, dass es schnell und einfach ist, eine Auftragsmanagement-Software einzuführen und zu verwenden. Können Sie uns durch den Prozess führen?

A: Der Prozess ist wirklich intuitiv und unkompliziert. Um die Lösung einzuführen, wird in jedes Fahrzeug einer Flotte ein GPS-Ortungsgerät eingebaut. Anschließend wird es automatisch in die Reveal-Plattform integriert, die Zugriff vom Büro sowie unterwegs über Tablets, PCs und Smartphones erlaubt. Der Disponent kann den Fahrzeugstatus auf der Live-Karte einsehen, um festzustellen, welche Fahrzeuge stillstehen, welche sich im Leerlauf befinden und welche unterwegs sind.

F: Welche Funktionen sind nach Ihrer Erfahrung, die Sie bisher mit Kunden gemacht haben, am interessantesten?

A: Als Produktteam ist es für uns sehr erfreulich zu sehen, dass unsere Kunden unsere Reveal Field Lösung benutzerfreundlich finden. Ein Großteil der Kunden, mit denen wir zusammengearbeitet haben, stimmte uns zu, dass Termine einfach zu planen und zuzuweisen sind. Einige Erstnutzer erwähnten, dass sie keine Schulung benötigten, um die Softwarelösung in Betrieb zu nehmen.

Neben der Tatsache, dass sie über eine zentrale Plattform für die Verwaltung aller Funktionen und Ressourcen im Zusammenhang mit Außendienstmitarbeitern verfügen, haben wir von unseren Kunden erfahren, welches für sie die wertvollsten Funktionen von Reveal Field sind:

• Kontextabhängige Außendienststeuerung, einschließlich eines dynamischen Terminplaners und einer Live Map
• Benachrichtigungen an Disponenten, wie z.B. Verspätungen zu Terminen, voraussichtliche Ankunftszeit und nicht gesehene Auftragsbenachrichtigungen.
• Die mobile Mitabeiter-App, die ein Auftrags-Dashboard und nahezu in Echtzeit verfügbare Statusinformationen enthält
• Leistungsnachweis, einschließlich Notizen, Fotos und Signaturen.

F: Können Sie uns einige der wichtigsten Vorteile von Reveal Field für Disponenten, Inhaber und Mitarbeiter nennen?

A: Unser Ziel ist es, dass unsere Kunden durch diese Lösung mehr Zeit sparen können. Sie können einfach und schnell auf Änderungen reagieren. In einem eventuellen Notfall können sie sehen, wo sich ein Außendienstmitarbeiter befindet, welche Arbeiten er gerade ausführt, wann er diese beendet hat und ihm entsprechend neue Aufträge zuordnen. Das reduziert erheblich den Zeitaufwand wie auch Telefonate. Reveal Field richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen von Disponenten, Inhabern, Außendienstmitarbeitern und Endkunden.

Für Disponenten und Inhaber beinhaltet dies:

• Automatisierte Terminplanung und Disposition
• Empfehlungen zur Terminplanung
• Einfache Auftragserstellung
• Benachrichtigungen, einschließlich Verspätungen und Ankunftszeiten (ETAs)
• Einsicht in den Auftragsstatus über den Zeitplaner und die Live-Karte
• Daten zum Nachweis der Dienstleistung
• Bewertungen des Kundenservices

Mitarbeiter haben folgende Möglichkeiten:

• Sichtbarkeit der versendeten Aufträge
• Erfassung von Nachweisen wie Notizen, Fotos und Unterschriften
• Nahezu Echtzeit-Status-Updates
• Erfassung der Fahrzeit und der vor Ort verbrachten Zeit

Endkunden haben die Möglichkeit:

• Terminbenachrichtigungen, einschließlich Auftragsbuchungen und Terminerinnerungen zu erhalten
• Benachrichtigungen über die Ankunftszeiten, einschließlich Verspätungen, und Mitarbeiter-IDs, zu erhalten
• Rezensionen einzureichen
• Auftragstermine zu verlegen

F: Da Disponenten ein entscheidender Teil des Ökosystems jedes Unternehmens sind, stellt sich die Frage, wie Reveal Field ihren Arbeitsalltag erleichtert und zudem die Produktivität erhöht.

A: Auf dem Zeitplaner in der Reveal Plattform haben die Disponenten eine Übersicht der einzelnen Mitarbeiter im Außendienst und können einsehen, welche Mitarbeiter welchen Fahrzeugen und Aufträgen zugeordnet sind. Durch einen Mausklick auf ein Fahrzeug in der Registerkarte können die Disponenten dann zu einer Live-Kartenansicht weitergeleitet werden, die das jeweilige Fahrzeug gezoomt darstellt und alle Daten über diesen Fahrer in einem einfach zu bedienenden Dashboard anzeigt.  

Sobald ein Auftrag disponiert ist, erhalten die Außendienstmitarbeiter über die mobile App eine sofortige Echtzeit-Benachrichtigung auf ihren Tablets oder Smartphones, in der sie sehen können, dass sie einem Auftrag zugewiesen wurden und welche Details zu diesem Auftrag vorliegen. Nachdem ein Außendienstmitarbeiter auf die Benachrichtigung geklickt hat, erhält der Disponent eine Bestätigung, dass die Auftragsmeldung gelesen wurde und der neue Auftrag eingegangen ist.

Die Disponenten können die Live-Karte in Reveal auch dazu nutzen, Listen und Auftragsaufgaben zu "gruppieren". Das bedeutet, wenn eine Firma mehrere Disponenten hat, kann ein Disponent seine Liste von Mitarbeitern im Außendienst einsehen, während ein anderer Disponent eine separate Liste von Technikern oder laufenden Aufträgen, die in Bearbeitung sind, erstellen. Mehrere Disponenten können sehen, was für ihre jeweiligen Aufträge relevant ist, ohne innerhalb der Registerkarte zu suchen oder diese neu einzurichten.

F: Worüber sollten Unternehmen noch Bescheid wissen, um zu erfahren, wie Reveal Field ihre Geschäftsabläufe verändern kann?

A: Reveal Field bietet Disponenten und Technikern einen langfristigen ROI, wenn es um die tägliche Produktivität und Effizienz geht. Laut unseren Kunden, die diese Lösung eingeführt haben, müssen Disponenten nicht mehr ständig per Telefon kommunizieren, um Mitarbeiter im Außendienst über die Auftragsdetails zu informieren oder um zu erfahren, wo sie sich gerade befinden. All das führt zu einem effizienteren und weniger stressigen Arbeitsalltag.

Gleichzeitig wissen die Flottenmanager immer genau, wo sich jedes Fahrzeug und jedes Ausrüstungsteil befindet - wodurch der tägliche Betrieb unserer Kunden vereinfacht und ihr Geschäftsergebnis verbessert wird.

Sind Sie der Meinung, dass es für Ihr Unternehmen an der Zeit ist, Terminplanung, Disposition und Flottenverfolgung in einem Flottenmanagement-System zu kombinieren? Dann buchen Sie noch heute eine kostenlose Online-Präsentation und finden Sie heraus, wie Verizon Connect Reveal Field Ihre Flotte unterstützen kann.