Wie Telematik bei der 1-Prozent-Regelung helfen kann

Viele Arbeitnehmer in Deutschland dürfen Dienstwagen auch privat nutzen. Doch was an sich sehr komfortabel ist, gestaltet sich in puncto Compliance oft etwas kompliziert. Grund dafür ist die sogenannte 1-%-Regelung oder 1-Prozent-Regel, auch „Listenpreisregelung“ genannt. Dank moderner Telematiksysteme können Arbeitgeber aber Transparenz zugunsten aller schaffen und die steuerlichen Verpflichtungen leichter erfüllen. 

Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung und was ist der „geldwerte Vorteil“?

Sofern Mitarbeiter ihren Dienstwagen auch privat nutzen, müssen sie 1 Prozent des Bruttolistenpreises des für private Zwecke genutzten Firmenwagens versteuern – und das jeden Monat. Praktischerweise wird dieser sog. „geldwerte Vorteil“ gleich vom Arbeitgeber mit dem Lohn versteuert und unterliegt den Regeln der Sozialversicherung. Der Arbeitnehmer ist somit von der Versteuerung aus der Pflicht genommen. Den Arbeitgeber stellt die pauschale 1-Prozent-Regelung jedoch vor einige Herausforderungen.

Die Datenerfassung ist das Problem

Jede Fahrt, die nicht beruflich bedingt ist, gilt als private Nutzung und ist somit steuerpflichtig. Dieser Fakt zwingt Fuhrparkleiter und Verantwortliche in Unternehmen, die mit Fahrzeugen arbeiten, zu einer Entscheidung: Entweder sprechen sie pauschal ein Verbot von Privatfahrten aus oder sie müssen für eine exakte Datenerfassung, bspw. mittels eines Fahrtenbuchs, und somit für eine umfassende Kontrolle aller Fahrten sorgen. Denn nur so lässt sich eindeutig feststellen, welche Fahrten gewerblicher und welche privater Natur sind (tatsächliche Nutzung).

Im Klartext bedeutet das: Nur wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Daten exakt erfasst, verfügt er auch über die nötige Datenbasis, um die fälligen Abgaben für jeden Mitarbeiter gemäß der 1-%-Regelung abzuführen. 

Warum ist die Datenerfassung so wichtig?

Für eine exakte Datenerfassung gibt es vor allem zwei gute Gründe: Zum einen stellen die Verantwortlichen dadurch sicher, dass sie die gesetzlichen Vorgaben der 1-Prozent-Regelung genau erfüllen. Zum anderen können sie sich vergewissern, dass Mitarbeiter keine Kosten tragen, die gar nicht auf sie entfallen (tatsächliche Kosten). Sofern eine private Nutzung verboten wird, lässt sich dessen Einhaltung natürlich ebenfalls anhand der erhobenen Daten prüfen. An einer entsprechenden Datenerfassung führt also kaum ein Weg vorbei. Doch wie kann diese effizient gelingen? 

Telematik kann helfen

Glücklicherweise ist auf die moderne Technik Verlass, denn mit einer geeigneten Telematiklösung lassen sich ganze Fahrzeugflotten automatisch überwachen – einschließlich aller Routen und Ausrüstung. Dank intuitiv bedienbarer Software bleiben alle wichtigen Assets stets im Blick, während umfangreiche Daten nahezu in Echtzeit verfügbar sind. Diese Daten liefern Informationen über den aktuellen Fahrer, die Streckenart, den Standort und mehr. Anhand dessen ist es ein Leichtes, die gesetzlichen Vorgaben der 1-%-Regelung für dienstliche Kfz in vollem Umfang zu erfüllen, da alle nötigen Informationen jederzeit verfügbar sind. 

Wenn Arbeitgeber prüfen möchten, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter Firmenfahrzeuge privat nutzen, ist dies dank moderner Telematiksysteme kein Problem. Ebenso greifen Mitarbeiter, die Firmenfahrzeuge ausschließlich zu gewerblichen Zwecken nutzen, leichter auf Informationen zu, die dies belegen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber verfügen somit über einen eindeutigen Nachweis, der ihnen hilft, die 1-Prozent-Regelung in all jenen Fällen transparent zu erfüllen, in denen eine entsprechende Verpflichtung besteht. Ebenso können sie die 1-Prozent-Regelung überall dort sicher umgehen, wo keine entsprechende Verpflichtung besteht und Dienstfahrzeuge ausschließlich gewerblich genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich nicht zuletzt ungerechtfertigte monatliche Lohnabzüge aufgrund der 1-Prozent-Regel vermeiden. Dank eindeutiger Telematikdaten profitieren alle Beteiligten.

Exakte Compliance ist möglich und wichtig

Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren „elektronische Fahrtenbücher“ dieser Art, sofern sie (u. a.) Informationen über den Zweck der Fahrt, das Datum, den Kilometerstand, die gewerblich-private Nutzung sowie Aktualisierungen der Daten umfassen. Dank Telematik lassen sich diese Anforderungen exakt erfüllen. Überdies lässt sich die Technologie einsetzen, um den Gesamtbetrieb von Fuhrparks effizienter zu gestalten. 

Alle Assets im Blick

Auch über die Compliance mit der 1-%-Regelung hinaus bietet die Telematik entscheidende Vorteile für Unternehmen, die mit Fahrzeugen arbeiten. Dank passender Softwarelösungen zur Flottenortung und Fuhrparksteuerung haben Sie nahezu in Echtzeit Ihre mobile Ausrüstung und Fahrzeuge – sprich alle Assets – im Blick. Berichte lassen sich komplett automatisiert erstellen, inklusive Zusammenfassung des Arbeitstages Ihres Teams. Bei Bedarf laden Sie die Daten einfach herunter und kontrollieren täglich die Nutzung Ihres Fuhrparks.

Flottenmanagement für smarte Unternehmen

Moderne GPS-Ortungs- und Flottenmanagementsysteme bieten weit mehr als nur die Position von Punkten auf einer Karte. Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Schon heute liefern professionelle Telematiklösungen erfolgskritische Daten für jede Fahrzeugflotte, die Unternehmen helfen, ihre Fuhrparkkosten zu senken sowie die Effizienz und Produktivität nachhaltig zu steigern.

Mit einem entsprechend implementierten Telematiksystem lässt sich zum Beispiel der Kraftstoffverbrauch ganzer Fahrzeugflotten überwachen. Datenbasiert können Unternehmen unnötigen Treibstoffverbrauch konsequent senken und Einsparpotenziale realisieren.

Selbst der Fahrstil der Mitarbeiter – ein weiterer erfolgskritischer Faktor – lässt sich abbilden. Die Telematik liefert entsprechende Daten. Ein positives Fahrverhalten rückt somit in den Fokus. Gleichzeitig geben Sie Ihren Fahrern dank modernem Fahrermanagement die Unterstützung, die sie unterwegs brauchen. Negative Verhaltensweisen, die die Sicherheit von Mitarbeitern und Fahrzeugen unnötig gefährden – wie zu schnelles Fahren, plötzliches Abbremsen, schnelles Einfahren in Kurven etc. –, werden transparent und lassen sich systematisch reduzieren.

Kurz gesagt: Dank Telematik können Unternehmen gezielt Fahrweisen fördern, die den Kraftstoffverbrauch senken, die Energieeffizienz verbessern und einem geringeren CO₂-Fußabdruck der Fahrzeugflotte dienen. Transparenz und Compliance bezüglich der 1-%-Regelung sind dabei fast „nur“ noch ein Bonus – ein praktischer und positiver Effekt, den man gerne mitnimmt.

Mehr als nur ein Fahrtenbuch: Die Zukunft der Fahrzeugflotte beginnt jetzt

Dank moderner Technologie können Sie den Betrieb Ihres Fuhrparks grundlegend verändern – egal ob Sie global oder regional operieren. Ein Telematiksystem ist viel mehr als nur ein Fahrtenbuch, das Ihnen hilft, Gesetze einzuhalten. Es umfasst weit mehr als nur Positionspunkte auf einer Karte. Es ist die Innovation und Evolution des Flottenmanagements, die Ihr Unternehmen braucht, um seine Fahrzeugflotte zukunftssicher aufzustellen.