S’équiper d’une solution de gestion de flotte : les étapes clés

Vous souhaitez vous équiper d’une solution de gestion de flotte ? Votre parc automobile prend de l’ampleur et la quantité d’informations à traiter (kilométrage, temps d’activité, consommation de carburant, historique d’entretien…) devient trop importante. 

Vous en êtes convaincu, un logiciel de gestion de flotte facilitera grandement votre travail tant d’un point de vue managérial, qu’administratif et améliorera certainement la satisfaction de vos clients et la rentabilité de votre flotte automobile. 

Seulement, par où commencer pour s’équiper d’un système de gestion de flotte parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise ? Voici les étapes clés à suivre. 

1ère étape : définir ses besoins

Première étape : définissez vos besoins. Avant de prendre connaissance des différents systèmes disponibles sur le marché, il est important de savoir pourquoi vous cherchez à équiper votre entreprise d’un outil de gestion de flotte. 

Est-ce que cette démarche est réalisée dans le cadre d’une stratégie de réduction des coûts ? Dans ce cas, vos objectifs seront de réduire vos frais de carburant et d’entretien de véhicules. Vous aurez donc besoin d’obtenir des données sur la consommation de carburant et le comportement des conducteurs.  

Souhaitez-vous avoir une meilleure vision de l’activité de vos salariés ? Vos objectifs étant alors de faciliter vos tâches administratives, notamment lors de l’élaboration des bulletins de paie. Par conséquent, il vous faudra recueillir des données fiables sur les temps d’activités effectifs de vos salariés. 

Peut-être constatez-vous une grande perte de temps dans les trajets, voire, des retards fréquents de vos collaborateurs à leur rendez-vous. Votre objectif étant d’optimiser vos trajets, vous avez besoin d’un GPS performant pouvant vous proposer des itinéraires alternatifs pour réduire ce temps perdu sur la route. 

Réduire le coût, faciliter le travail de gestion, promouvoir la sécurité ou diminuer l’impact de votre flotte sur l’environnement sont autant d’objectifs pouvant être atteints à l’aide d’une solution de gestion de flotte performante. 

2ème étape : choisir les informations utiles  

Maintenant que vous avez clarifié vos besoins, il est temps de définir quelles informations vont être utiles pour y répondre. Vous pourrez aussi bien obtenir des données sur la consommation de carburant, que le temps d’activité de vos véhicules, les distances parcourues… 

Comment souhaitez-vous consulter ces informations : en vous connectant sur la plateforme mise à votre disposition depuis votre ordinateur ? Via une application mobile ? En recevant des notifications sur votre téléphone ou des alertes email ? Dans un fichier Excel, PDF ? Il y a autant de possibilités que de logiciels sur le marché. 

Chaque fournisseur vous propose ses propres moyens de communication, à vous de voir celui qui correspond le mieux à vos usages. 

Sous quelles formes souhaitez-vous recevoir ces données : tableau de bord, graphismes, cartographies, rapports… ?

À quelle fréquence ? Voulez-vous recevoir un rapport quotidien ? Hebdomadaire ? Mensuel ? Ou obtenir une vision globale de l’activité de votre parc en direct ? 

La remontée et l’analyse des données ne doivent, en aucun cas, alourdir la tâche du gestionnaire de flotte, mais bien la faciliter. Plus les informations sont précises et claires, plus elles vous seront utiles pour améliorer votre gestion de flotte. 

3ème étape : bien choisir son logiciel de gestion de flotte 

En définissant dans un premier temps vos objectifs et les informations recherchées, vous avez sûrement déjà une petite idée du type de logiciel que vous recherchez. 

Si votre flotte de véhicules évolue ou que votre organisation change, il est primordial de pouvoir adapter votre solution de gestion de flotte à ces changements. Une interface intuitive, modifiable à souhait est donc plus que recommandée. 

La question se pose alors du choix d’un logiciel évolutif ou non. Si vous souhaitez davantage « optimiser » la gestion de votre parc automobile plutôt que de simplement la « gérer », alors mieux vaut opter pour un logiciel en mode SaaS. L’outil, accessible en ligne depuis n’importe quel ordinateur ou téléphone, sera régulièrement mis à jour pour vous apporter toutes ces évolutions. 

De même que vous pouvez choisir un logiciel capable d’automatiser certaines tâches, comme par exemple, l’élaboration de feuilles de pointage des salariés en fonction des heures d’activité comptabilisées par le système. Ou l’automatisation de la facture client d’après le relevé d’heures d’activité sur site. 

Enfin, n’oubliez pas que la collecte de données est soumise au dispositif RGPD. Cette loi de protection des données vous oblige à respecter scrupuleusement certaines règles en termes de sécurisation des données.
Sachez aussi que l’accès et le stockage des données doivent être restreints. Toutes les personnes utilisant votre logiciel de gestion de flotte ne sont pas en droit de consulter toutes les données. La période de stockage est également limitée dans le temps (1).
Veillez donc à ce que votre prestataire soit en conformité avec la loi et vous accompagne aussi sur ce point.

4ème étape : la mise en place du logiciel : définir les processus

Avec le choix du logiciel, vient aussi le choix du fournisseur qui vous procure la solution. Pour être sûr de bien choisir, veillez à obtenir un maximum d’informations sur l’entreprise qui vous propose la solution et notamment :

• Ses références : les clients qui ont déjà opté pour sa solution et le nombre de logiciels installés. Vérifiez qu’il possède des clients parmi vos concurrents, cela prouvera qu’il connaît bien votre marché ;

• Son service après-vente : c’est-à-dire l’accompagnement qu’il vous offre à la mise en place du logiciel, les éventuelles formations comprises ou non avec la solution, mais aussi son support proposé sur le long terme ;

• Son équipe. Bénéficiez-vous d’une équipe dédiée à votre projet ? Quels sont les profils des personnes avec qui vous serez en relation (commercial, chargé de clientèle, technicien, chef de projet…) ?

• Les autres produits de sa gamme, les nouvelles technologies en cours de développement… ;

• L’open-sourcing de ses solutions. C’est-à-dire leur interopérabilité avec d’autres technologies. 

5ème étape : mettre en place les processus

Dans cette dernière étape, plusieurs actions vont se corréler. Vous avez choisi votre logiciel de gestion de parc automobile, il va falloir maintenant mettre en place les processus de déploiement, cela comprend :

• La coordination de l’installation du système dans les véhicules ;
• L’information des salariés et délégués du personnel de l’installation d’une solution de géolocalisation (obligatoire) ;
• La mise en œuvre d’un plan de formation envers les salariés.

Vient ensuite la période de stabilisation du système. Avec la mise en pratique et l’utilisation de la solution, le fournisseur doit pouvoir vous proposer des ajustements si nécessaire. 

(1) Règlement (UE) n° 165/2014 du 4 février 2014