Quelles sont les étapes pour établir le budget d’une flotte automobile ?

Une flotte de véhicules représente une part importante du budget d’une entreprise. Aussi, il est important de maîtriser et de réduire les coûts de sa flotte afin de contrôler son budget. Établir un budget solide pour la gestion de sa flotte de véhicules permet donc au gestionnaire de flotte de mieux maîtriser ses coûts, d’améliorer l’utilisation des véhicules et ainsi de rentabiliser sa flotte.

Verizon Connect vous décrit les étapes à suivre pour établir un budget de flotte efficace. Découvrez comment la télématique peut venir en aide aux gestionnaires de flotte pour maîtriser au mieux leur budget.

Comment établir un budget de flotte automobile ?

• Évaluer les coûts de sa flotte automobile

Avant d’établir son budget de flotte automobile, il est nécessaire de collecter toutes les données concernant les coûts de sa flotte.

Ainsi, le gestionnaire de flotte répertorie le nombre de véhicules composant la flotte automobile et calcule le TCO pour chacun. Le TCO (ou Total Cost of Ownership) se compose des coûts de possession et des coûts d’exploitation des véhicules. Le coût de possession des véhicules englobe divers coûts fixes et variables, associés à l’achat (ou la location) et à l’utilisation des véhicules.

Les frais fixes tels que la location longue durée (LLD), les assurances et les frais de licences sont des éléments invariables du budget. Il est donc primordial de planifier les frais fixes pour éviter des surprises budgétaires. Les contrats existants avec des fournisseurs de services peuvent alors être négociés pour obtenir de meilleures offres.

Les coûts variables tels que le carburant, la maintenance et les réparations peuvent, quant à eux, varier d’un mois à l’autre. Une estimation précise de ces coûts variables est alors nécessaire pour élaborer un budget le plus réaliste possible.

L’analyse des coûts actuels de la flotte comprend donc l’examen des dépenses passées et l’identification des tendances. Elle permet de comprendre où vont les ressources financières de la flotte et d’identifier les domaines susceptibles d’optimisation.

• Définir les objectifs à atteindre

En fonction du diagnostic posé sur les coûts de la flotte automobile, il est ensuite nécessaire de définir les objectifs financiers à atteindre à plus ou moins long terme. Définir des objectifs clairs est une étape cruciale pour établir de manière efficace le budget d’une flotte automobile.

Les objectifs peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. Ils peuvent notamment inclure la réduction des coûts de carburant, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la diminution des émissions de carbone, etc. Des objectifs bien définis fournissent une direction pour le budget à établir et servent de base pour les décisions futures.

La définition d’un budget de flotte ne peut évidemment pas faire l’impasse sur la prise en compte des dépenses et investissements à venir.

La prévision des dépenses inclut les coûts anticipés pour la période budgétaire à venir (coûts de remplacement de véhicules, entretien de la flotte…) et les ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs de la flotte. Les investissements qui visent à améliorer l’optimisation de la flotte doivent donc être inclus dans la budgétisation de la flotte. Les projets spécifiques de la flotte peuvent par exemple comprendre l’achat de véhicules plus économes en carburant, l’adoption de technologies de suivi de flotte avancées… La budgétisation des investissements est essentielle pour la croissance et l’amélioration continue de la flotte.

• Analyser les résultats obtenus par rapport aux prévisions

Une fois les données liées aux coûts de gestion de flotte récoltées, les objectifs définis et le budget établi, il est important de vérifier régulièrement que les coûts restent conformes aux prévisions. 

Réviser son budget de flotte chaque année est essentiel pour s’adapter aux changements dans l’environnement opérationnel ou de nouveaux objectifs de l’entreprise. 

Les outils de géolocalisation de flotte, comme ceux proposés par Verizon Connect, permettent une surveillance en direct des dépenses et aident à identifier les écarts par rapport au budget. 

Comment maîtriser son budget avec un logiciel de gestion de flotte ?

Un outil de gestion de flotte, comme celui proposé par Verizon Connect, est précieux pour aider le gestionnaire de flotte dans ses activités quotidiennes. Reveal, de Verizon Connect, analyse et organise des données essentielles récoltées sur la flotte automobile :

• Consommation de carburant
• Activités des véhicules
• Distances parcourues
• Comportement des conducteurs… 

Des informations transmises en direct et sous forme de rapports permettent ainsi au gestionnaire de flotte d’identifier d’éventuelles failles. Il est alors plus facile de rectifier les actions et de prendre les décisions nécessaires pour améliorer la gestion de flotte.  

Par exemple, une consommation excessive de carburant peut être liée à plusieurs problèmes : 

• Trajets non optimisés
• Utilisation abusive de véhicules par les salariés
• Vols de carburant
• Défaillance technique du véhicule
• Conduite brusque

Verizon Connect vous permet d’obtenir une vision claire de la source du problème grâce à la surveillance des véhicules et des conducteurs.

Le gestionnaire de flotte peut, par exemple, paramétrer des heures d’activité et un périmètre géographique convenu par véhicule. Si une utilisation des véhicules en dehors des horaires de travail ou hors du périmètre géographique défini est avérée, Reveal de Verizon Connect envoie alors une alerte au gestionnaire de flotte. Ces rappels permettent d’informer le gestionnaire de l’utilisation du véhicule à titre personnel par les conducteurs. 

La présence d’une solution de géolocalisation à bord des véhicules d’une flotte peut également permettre de déceler un comportement au volant inapproprié des salariés (freinage ou accélération brusque, virage pris trop vite…). Or, il est prouvé que les conduites brusques engendrent une surconsommation de carburant. Là encore, en cas de conduite brusque, une alerte peut être envoyée au gestionnaire de flotte par la solution de Verizon. 

Reveal de Verizon Connect peut également révéler un problème d’itinéraire. Suivre les recommandations de l’outil permet d’optimiser les trajets et ainsi de réduire les coûts de carburant et d’entretien de la flotte. 

Assurer une maintenance à jour des véhicules de la flotte est essentiel pour minimiser les coûts liés aux pannes, sinistres et aux réparations, et prolonger la durée de vie des véhicules. Avec Reveal, de Verizon Connect, le gestionnaire de flotte peut paramétrer des alertes lorsqu’un entretien est nécessaire. À une date déterminée, une distance parcourue ou un nombre d’heures d’activité du véhicule atteint, le rappel est envoyé.