Comment éviter l’utilisation abusive des véhicules d’entreprises ?

L’entreprise met parfois à disposition du personnel des véhicules de société. Cependant, il arrive que l’usage de ces véhicules dépasse le cadre strictement professionnel, ce qui représente bien évidemment des dépenses supplémentaires pour l’entreprise.  

Découvrez comment éviter l’utilisation abusive des véhicules de société, grâce à la solution de géolocalisation de Verizon Connect, embarquée à bord des véhicules. 

Utilisation du véhicule de société : ce que dit la loi

Il est important de distinguer deux types d’utilisation d’un véhicule d’entreprise mis à disposition d’un salarié :

• Le véhicule de fonction

Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature, donné au salarié. Avec l’accord de l’entreprise, le salarié utilise son véhicule de fonction, aussi bien dans le cadre professionnel que dans la sphère privée. 

Dans ce cas, il est difficile de sanctionner le salarié pour un usage abusif du véhicule. 

Les sociétés qui souhaitent limiter l’utilisation des véhicules de fonction doivent le spécifier dans le contrat de travail du personnel. L’entreprise peut, par exemple, indiquer que le salarié doit rendre son véhicule pendant ses congés, les week-ends…

• Le véhicule de service

Le véhicule de service est mis à la disposition du salarié uniquement pour ses déplacements professionnels et ses trajets domicile-lieu de travail. 

L’entreprise qui tolère l’utilisation du véhicule pour les trajets du salarié ne peut ensuite lui en faire le reproche. Toute sanction sera considérée comme injustifiée. 

Toutefois, si un usage qui dépasse le cadre professionnel est constaté par l’employeur, alors l’entreprise peut cette fois sanctionner le salarié. 

Usage abusif d’un véhicule de société par un salarié : quels sont les risques ? 

• Les risques pour le salarié

Le salarié qui utilise son véhicule de société en dehors du cadre professionnel, sans l’accord tacite de son employeur, risque des sanctions disciplinaires, telles que :

- Le retrait du véhicule

- Le licenciement pour faute grave

• Les risques pour l’entreprise

L’utilisation abusive de véhicule de société par le salarié entraîne un préjudice pour l’entreprise. 

Ce sont notamment des dépenses supplémentaires pour les sociétés : 

- Dépenses en carburant, liées à l’augmentation de la consommation de carburant - - Dépenses pour l’entretien des véhicules, liées à l’usure plus rapide des voitures de société

L’usage abusif de véhicule de société augmente également le risque d’accident et d’infraction au Code de la route.

En cas d’accident, c’est l’employeur qui assume les dépenses liées au sinistre (frais de réparation du véhicule, dédommagement des victimes…). Le salarié, lui, reste pénalement responsable. 

En cas d’infraction du Code de la route, c’est aussi le conducteur du véhicule qui doit payer l’amende. Mais c’est à l’entreprise de prendre en charge les frais d’assurance qui augmentent avec le malus. 

Une solution de géolocalisation pour dissuader l’usage abusif des véhicules de société

Pour éviter les désagréments entre les sociétés et le personnel, liés à l’abus d’usage des véhicules d’entreprise, Verizon Connect propose une solution de géolocalisation. 

• Système de géolocalisation embarqué dans les véhicules : comment ça marche ? 

À partir du moment où vous informez votre personnel de l’installation d’un système de géolocalisation à bord des véhicules de société, vous êtes dans vos droits. En effet, pour utiliser ce type de technologie embarquée dans un véhicule mis à disposition du personnel, il est impératif que les salariés en soient informés. 

Ensuite, à l’utilisation, l’outil de géolocalisation de Verizon associe l’informatique, les télécommunications et la localisation par satellite (GPS). 

Si la solution vous indique bien la localisation d’un véhicule en temps réel, elle ne se limite pas à cela. D’autres données précises vous sont fournies telles que :

- La consommation de carburant d’un véhicule 

- Le comportement routier du personnel 

- Le temps d’activité des véhicules et leurs arrêts

- Les itinéraires optimisés 

- Les heures effectivement travaillées des salariés…

Les données collectées sont transmises en temps réel sur un logiciel, accessible depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone. Les véhicules de société sont ainsi repérables sur une carte, pour faciliter la visibilité de l’ensemble de la flotte. 

Aussi, le système de géolocalisation de Verizon permet le paramétrage d’alertes, au choix :

- Pour signaler l’entretien à venir d’un véhicule selon une date précise, un nombre d’heures d’activités, ou de kilomètres franchis

- En cas de retard d’un salarié à un rendez-vous, ce qui permet de prévenir le client et de redéfinir un itinéraire plus approprié 

- Lorsque le véhicule fonctionne en dehors de ses horaires de travail initialement prévus 

- Lorsque le véhicule roule hors périmètre géographique prédéfini 

Ainsi, en cas d’usage abusif d’un véhicule de l’entreprise par un salarié, le système de géolocalisation de Verizon Connect le signale au gestionnaire de flotte, via une notification sur son smartphone. 

• Les avantages de la solution de géolocalisation Verizon 

L’utilisation de la solution de géolocalisation Reveal de Verizon Connect vous apporte de nombreux avantages :

1. Lutter contre les utilisations abusives de voitures

La géolocalisation embarquée à bord des véhicules de société est un outil dissuasif pour le personnel qui tenterait une utilisation de leur véhicule en dehors des heures de travail. Car l’entreprise sait exactement où le véhicule se situe à un moment donné. 

2. Réduire son budget carburant et son empreinte écologique

En limitant l’usage abusif des véhicules de société, les dépenses en carburant sont revues à la baisse. Une flotte de véhicules qui roule moins réduit également l’empreinte carbone de l’entreprise.

3. Améliorer la productivité de l’entreprise

Moins d’usages abusifs de véhicule engendrent moins de frais de carburant et d’entretien, moins de risque de panne et d’accident. Des frais en moins, associé à des trajets optimisés, grâce à un système de GPS performant, aboutissent à une meilleure productivité de l’entreprise.

4. Réduire les coûts de maintenance

Les rappels pour les visites d’entretien des véhicules de sociétés sont un véritable gain de temps pour les gestionnaires de flotte automobile. En effectuant les visites d’entretien des véhicules dans les temps, le parc automobile reste en bon état de fonctionnement plus longtemps.

5. Promouvoir la sécurité au volant

Conduite brusque, excès de vitesse, infraction au Code de la route… Le comportement accidentogène du personnel est identifié grâce à la solution Reveal de Verizon. Des actions correctives peuvent ensuite être prises afin d’éviter ce genre de comportement et améliorer la sécurité au volant.

6. Améliorer votre service client

Grâce aux trajets optimisés et aux retards notifiés, il est plus facile de communiquer avec ses clients sur la localisation des conducteurs. Ainsi vous améliorez la satisfaction des clients de l’entreprise. 

7. Fiabiliser le décompte des heures travaillées

Avec la solution Reveal de Verizon, l’entreprise obtient les informations sur les heures effectivement travaillées du personnel itinérant. Temps d’activité et temps de repos sont ainsi décomptés et en plus, les feuilles d’heures des salariés sont automatiquement générées par le système. De quoi alléger la charge administrative de la comptabilité !

8. Prévenir les vols et les effractions

Enfin, les risques de vols et d’effraction des véhicules sont réduits avec une solution de géolocalisation embarquée. Les véhicules sortis de leur périmètre sont immédiatement repérés, ce qui vous permet d’alerter les autorités rapidement.