Vijf tips voor het onderhoud van uw wagenpark

Iedereen heeft weleens een waarschuwingslampje genegeerd. Of de auto iets later weggebracht voor een onderhoudsbeurt dan de garage aanbeveelt. Maar heel verstandig is dat niet. Door onderhoud van uw wagenpark uit te stellen, loopt u het risico dat u grote mankementen aan voertuigen over het hoofd ziet. En dat een klein mankement aan de motor uitgroeit tot een veel groter defect, met alle bijbehorende voertuigkosten van dien.

De belangrijkste reden om voertuigonderhoud regelmatig in te plannen is echter de veiligheid van uw wagenpark. Zaken als versleten remmen, te gladde banden of haperende motoren kunnen voor levensgevaarlijke situaties zorgen op de weg. Als werkgever is het uw verantwoordelijkheid om uw bestuurders veilig op pad te sturen, en door uw voertuigen op tijd te laten onderhouden kunt u de risico's zoveel mogelijk verkleinen.

Stel daarom een onderhoudsschema op voor uw wagenpark, aan de hand van de volgende vijf tips.

1. Leg uw onderhoudsschema vast

Het is al moeilijk genoeg om te onthouden wanneer de olie van uw privé-voertuig moet worden ververst, en het is al helemaal ondoenlijk om dat bij te houden voor uw complete wagenpark. Maak daarom afspraken met uw onderhoudsmonteur of garage, en leg die op een voor u overzichtelijke manier vast. En net zo belangrijk: houd u ook aan het schema, hoe druk het ook is op het gebied van planning.

2. Weet wat u moet opnemen in een onderhoudsplan

Natuurlijk verschilt het per soort voertuig, maar over het algemeen is er een aantal beurten die in elk onderhoudsschema thuishoren:

« Algemene periodieke keuring (apk). Hoe vaak deze wettelijk verplichte keuring moet worden ingeroosterd is afhankelijk van het type voertuig, en hoe oud deze is. Meer informatie is te vinden op de site van de RDW.

« Kleine beurt. Hoewel de kleine beurt niet wettelijk verplicht is, raden de meeste garagebedrijven aan een dergelijke onderhoudsbeurt een keer per jaar of om de 15.000 kilometer in te plannen. Afhankelijk van het type voertuig voert de monteur bij een kleine beurt onderhoud uit aan zaken als de verlichting en de remmen, en controleert hij zaken als het oliepeil

« Grote beurt. Ook deze beurt is niet wettelijk verplicht, maar wel aan te raden als u wilt dat u voertuigen langer meegaan. Afhankelijk van het type auto, richt de onderhoudsmonteur zich bij een grote beurt op dezelfde zaken als in de kleine beurt, aangevuld met checks op bijvoorbeeld filters, distributieriem enzovoort. Als vuistregel raden garages aan de grote beurt om de twee jaar, of om de 30.000 kilometer uit te voeren.

GPS tracking een overweging voor uw organisatie? Lees in onze Buyer’s Guide waar u op moet letten bij de aanschaf van een systeem.

« Omwisselen zomer- of winterbanden. Behalve als u gebruikmaakt van all-season-banden doet u er verstandig aan uw banden twee keer per jaar te verwisselen. En om hier data voor in te plannen in uw onderhoudsschema.

Omdat geen voertuig hetzelfde is, is het ook niet mogelijk om een universeel plan op te stellen voor alle wagenparken. Overleg daarom altijd met uw onderhoudsmonteur of garage over welke beurten u wel en niet opneemt in uw plan, en voor wanneer u deze inroostert.

3. Maak iemand verantwoordelijk

Veel grotere organisaties beschikken over een fleetmanager die verantwoordelijk is voor het onderhoud van het wagenpark. Bij kleinere ondernemingen is die er vaak niet, en is het minder duidelijk wie de verantwoordelijkheid draagt voor voertuigonderhoud. Of wordt het gezien als een gezamenlijke taak.

In deze gevallen ontstaat echter het risico dat iedereen ervan uitgaat dat een ander het wel doet, en dat uiteindelijk dus niemand het doet. Wijs daarom iemand aan die verantwoordelijk is voor de uitvoer van het onderhoudsschema. Ziet u het toch als een gezamenlijke verantwoordelijkheid, of ziet u het als ieders verantwoordelijkheid voor zijn eigen voertuig te zorgen? Neem in het onderhoudsschema dan in ieder geval duidelijk op wat van wie verwacht wordt, en op welk moment.

4. Staar u niet blind op het onderhoudsschema

Een onderhoudsschema is een goed begin voor wie zijn voertuigen graag in goede staat ziet, maar ook niet meer dan dat. Gebruik uw gezond verstand, en wijs uw bestuurders erop dat zij hetzelfde doen. Vraag ze regelmatig een rondje rond de auto te lopen. Bijvoorbeeld om te kijken of er beschadigingen zijn, en laat ze zaken die niet pluis zijn direct melden. Dat geldt natuurlijk net zo goed voor brandende waarschuwingslampjes, ook al komt het vanwege drukte misschien even niet zo goed uit.

5. Laat de techniek u een handje helpen

Hoe groot of klein uw wagenpark ook is, het bijhouden en actief opvolgen van uw onderhoudsschema kan nogal tijdsintensief zijn. Waarom zou u dit dan allemaal handmatig bijhouden? Maak liever gebruik van software, die u na het invoeren van uw onderhoudsschema op tijd een herinnering stuurt voor aankomende onderhoudsbeurten.

Reveal bijvoorbeeld. Daarmee verkrijgt u ook gelijk inzicht in andere zaken die u helpen de staat van uw voertuigen op peil te houden en de veiligheid op de weg te verhogen. Zo kunt u zien wat voor rijstijl uw bestuurders erop nahouden, en wie bijvoorbeeld regelmatig te hard rijdt of zijn voertuig onnodig lang stationair laat lopen. Bijkomend voordeel is dat u met die inzichten op brandstofkosten kunt besparen.