Hoe houd ik een automatische ritregistratie voor de Belastingdienst bij?

Een ritregistratie bijhouden voor de Belastingdienst: zeker als u meerdere ritten op een dag maakt, gaat daar nog behoorlijk wat tijd in zitten. En dan hebben we het er nog niets eens over dat een foutje zo gemaakt is, met alle bijbehorende administratieve gevolgen van dien. Gelukkig kunt u een ritregistratie ook automatisch bijhouden op basis van GPS. Maar hoe werkt dat? En waar moet u op letten bij het kiezen van een voertuigvolgsysteem?

Wanneer moet ik een ritregistratie bijhouden?

Wie jaarlijks minder dan 500 privékilometers maakt in een zakelijk voertuig en geen bijtelling op zijn salaris wil, is in veel gevallen verplicht een ritregistratie voor de Belastingdienst bij te houden. In zo’n kilometerregistratie moet u het merk, type en kenteken van de auto vermelden en daarbij aangeven in welke periode het voertuig is gebruikt. Daarnaast moet u per enkele reis de volgende gegevens registreren:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomen;
• of het ging om een zakelijke of een privérit;
• de eventuele privé-omrijkilometers.

GPS tracking een overweging voor uw organisatie? Lees in onze Buyer’s Guide waar u op moet letten bij de aanschaf van een systeem.

Hoe werkt een automatische ritregistratie?

Dat het handmatig bijhouden van een kilometerregistratie een behoorlijk tijdrovende klus kan zijn, blijkt wel uit de verhalen van verschillende bedrijven. Door over te stappen naar een automatische ritregistratie wist Methorst Verhuizers bijvoorbeeld twintig uur per week aan handmatige administratieve handelingen te besparen.

Om automatisch ritten te registreren heeft u een GPS-tracking-, fleetmanagement-, of voertuigvolgsysteem nodig. Een dergelijk ritregistratiesysteem werkt op basis van GPS-hardware die in het voertuig wordt geplaatst, en die vervolgens bijhoudt waar het voertuig zich bevindt en welke routes het aflegt. U hoeft dan vervolgens alleen nog maar een uitdraai van het rittenoverzicht te maken.

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een ritregistratiesysteem?

Bij het kiezen van een ritregistratiesysteem is het belangrijk om op een aantal punten te letten. Allereerst wilt u er zeker van zijn dat de bijgehouden ritregistratie voldoet aan de eisen die de Belastingdienst daaraan stelt. Het laatste dat u wilt is dat er gegevens ontbreken of onjuist zijn verzameld en er alsnog een naheffing van de fiscus op de mat ploft. Kies daarom altijd voor een systeem dat beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS).

Het Keurmerk RRS is in het leven geroepen om klanten de garantie te kunnen geven dat een ritregistratiesysteem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Met een systeem dat het Keurmerk RRS voert, zoals Verizon Connect REVEAL, kunt u rekenen op een 100 procent sluitende ritadministratie.

Verder is het natuurlijk belangrijk om naar de kosten te kijken van een ritregistratiesysteem. Kijk daarbij wel verder dan alleen de aanschaf- of licentiekosten. Er zijn verschillende soorten systemen in de markt, en het ene kan meer dan het andere. Verizon Connect REVEAL biedt naast een automatische ritregistratie bijvoorbeeld nog veel meer mogelijkheden, onder andere op het gebied van brandstofbesparing, efficiëntere planning, verhoogde productiviteit en meer. Door die mogelijkheden juist te benutten kunt u de gebruikskosten dus terugverdienen en kan een voertuigvolgsysteem juist geld opleveren.

Ik wil graag meer weten!

Meer weten over de mogelijkheden om automatisch ritten te registreren en op andere manieren efficiënter om te gaan met uw voertuigen? Vraag een gratis demo aan van Verizon Connect REVEAL. We laten u dan in vijftien minuten zien wat ons platform voor uw organisatie kan betekenen.