Ile paliwa tracisz przez złodziei?

Paliwo jest niewątpliwie sporym wydatkiem w każdej flocie pojazdów. Średnio odpowiada ono za około 30% całości wydatków, a wiele dużych flot wydaje na paliwo miliony dolarów tygodniowo.

Dlatego właśnie kradzież i nieupoważniony zakup paliwa mogą zaszkodzić Twojej firmie bardziej, niż myślisz. Chociaż ufasz swoim kierowcom, niektórzy z nich mogą odwzajemnić się nieodpowiedzialnym zachowaniem. Kierownik ds. floty powinien korzystać z zapasowych systemów, które zagwarantują, że Twoja flota nie płaci więcej, niż to konieczne, za jeden z największych wydatków operacyjnych – paliwo.

Istnieje oczywiście szereg metod, jakie można zastosować, aby zminimalizować zużycie paliwa, ale nieuczciwi pracownicy mogą przedsięwziąć dodatkowe środki ostrożności, aby uniknąć wykrycia. Verizon Connect jest pionierem w zakresie wykorzystania technologii monitoringu GPS, która pozwoli Ci zapanować nad sytuacją i zwiększyć opłacalność floty.

Verizon Connect Fleet™ to pierwsza aplikacja do zarządzania flotą zawierająca w ramach modułu karty paliwowej kompleksowy raport uzgadniający karty paliwowej, który niezwykle ułatwia identyfikowanie oszustw na kartach paliwowych. Nie musisz już bawić się w detektywa po nocach ani godzinami przeglądać dokumentów strona po stronie. Monitorowanie zużycia paliwa przez Verizon Connect Fleet oferuje następujące korzyści:

• Zwiększenie zysku poprzez ograniczenie nieupoważnionych zakupów paliwa
• Wspieranie odpowiedzialnego korzystania z kart paliwowych
• Zidentyfikowanie obszarów do szkolenia lub coachingu
• Zwiększenie opłacalności floty poprzez egzekwowanie właściwego zachowania za kierownicą

W jaki sposób rozwiązanie to pozwala łapać złodziei paliwa?

Ogólnie rzecz biorąc – raport uzgadniający karty paliwowej porównuje użycie karty z bieżącą pozycją pojazdu. Jeśli karta jest używana z nieupoważnionym pojazdem na określonym obszarze, informacja taka jest wyróżniana, tak aby kierownik ds. floty mógł zbadać sprawę.

Jak to dokładnie działa?

Nasze rozwiązanie działa na zasadzie powiązania każdej karty paliwowej z konkretnym pojazdem firmowym. Karta paliwowa przechowywana jest razem z pojazdem i dostępna dla każdego kierowcy, który potrzebuje z niej skorzystać. Logicznie rzecz biorąc, należy oczekiwać, że gdy określona karta jest używana, pojazd powinien znajdować się w tym samym miejscu. Jeśli tak nie jest, transakcja zostaje wyróżniona w celu zbadania sprawy, ponieważ rozbieżność taka może wskazywać na nieupoważnione korzystanie z karty paliwowej.

Opierając się na współrzędnych geograficznych dostarczonych przez monitorowany przez GPS pojazd i terminal paliwowy, raport sprawdza ich zgodność z czasem transakcji, co ma sens o tyle, że dystrybutor może znajdować się setki metrów od miejsca płatności.

Załóżmy, że kierowca Krzysztof zabiera furgonetkę służbową do domu na weekend. Krzysztof wie, że polityka firmy zabrania korzystania z pojazdów firmowych do celów osobistych, a funkcja monitoringu GPS śledzi korzystanie z pojazdu po godzinach. Mimo to Krzysztof wybiera się na ryby z kolegą, Jackiem, którego SUV ma mało paliwa. Zabiera więc kartę paliwową z firmowej furgonetki i korzystając z niej, tankuje samochód Jacka. Kiedy Michał, szef Krzysztofa, w poniedziałek rano uruchamia raport uzgadniający karty paliwowej, zakup Krzysztofa będzie wyróżniony w celu dalszego zbadania, ponieważ karta została użyta w określonej odległości od pojazdu firmowego.

Co powinienem zrobić, gdy zakup zostanie wyróżniony?

Kluczem do skutecznego korzystania z naszego raportu jest zachowanie ostrożności, gdy dany zakup zostanie wyróżniony, ponieważ może istnieć szereg przyczyn takiego stanu rzeczy.

• Karta paliwowa może być powiązana z niewłaściwym pojazdem – upewnij się, że odpowiednia karta jest używana z właściwym pojazdem, oraz że została wprowadzona w danych pojazdu. W większości przypadków operator karty paliwowej przyporządkowuje zakup do nazwy pojazdu. Jeśli nazwa pojazdu i karta paliwowa zarejestrowana w Verizon Connect Fleet są zgodne, raport jest poprawny.
• Płatność mogła zostać dokonana w późniejszym czasie, a nawet zanim pojazd został zatankowany.
• Istnieje prawdopodobieństwo, że dokonano nieupoważnionego zakupu paliwa.

Jeśli wydaje się, że nie ma logicznego wytłumaczenia wyróżnionej transakcji, przyczynę ustalić można w rozmowie z kierowcą. Jeśli masz powód, by przypuszczać, że jest to kwestia dyscyplinarna, możesz od początku zaangażować w sprawę swój dział kadr.

Bez względu na przyczynę raport nie powinien służyć jako bat na kierowców, ale jako skuteczna metoda pozwalająca kierownikowi ds. floty zidentyfikować obszary wymagające uwagi, tak aby utrzymać opłacalność floty. Jeśli masz jakiekolwiek problemy z wdrożeniem monitorowania opartego na GPS, polecamy artykuł na temat tego, jak zapoznać personel z oprogramowaniem do zarządzania flotą.