Funções e responsabilidades de um gestor de frotas

Para empresas que dependem das suas equipas de trabalho móveis e frota de veículos, otimizar a gestão da frota é um procedimento importante mas muitas vezes esquecido e que pode ter um impacto significativo na sua margem de lucro. Este cenário é particularmente importante para pequenas e médias empresas, onde por norma o proprietário da empresa é quem toma as decisões sobre a gestão da frota. No entanto, haverá um momento em que o crescimento da empresa levará à contratação de um profissional mais focado na gestão dos assuntos da frota.

Mas o que é gestão de frotas, porque é uma parte tão importante da vida das empresas, e como é que irá continuar a influenciar as suas margens de lucro?

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas é a atividade de gerir os veículos motorizados comerciais, incluindo carros, vans, ou viaturas pesadas para garantir a sua utilização eficiente, reduzir custos com manutenção e optimizar a utilização de combustível. As funções e responsabilidades de um gestor de frotas também podem incluir o desenvolvimento de ações de formação para ajudar a aumentar a segurança na condução, conformidade e responsabilidade legal. Em algumas áreas de atividade, como construção e engenharia civil, a gestão de frotas pode também incluir a localização de ativos e equipamentos como gruas, retroescavadoras ou até equipamentos de menor dimensão como traillers, geradores e outros instrumentos.

A gestão de frotas procura maximizar a eficiência, aumentar a produtividade e melhorar a segurança dos motoristas e viaturas das organizações. Estas metas são muitas vezes alcançadas graças à combinação de ferramentas de localização de viaturas, relatórios sobre consumo de combustível, monitorização do estilo de condução e manutenção das viaturas.

A importância da gestão de frotas

Depois de salários e benefícios, os custos relacionados com a frota são por norma uma das principais despesas das empresas que dependem das suas viaturas e motoristas para realizarem as suas atividades. Faz sentido que a figura de um gestor de frotas seja uma das funções mais importantes para uma empresa com força de trabalho móvel. As funções e responsabilidades de um gestor de frotas estão normalmente relacionados com monitorização do estado de manutenção das viaturas, garantindo que estas estão operacionais e que os motoristas estão a adoptar um estilo de condução seguro e em conformidade com a legislação em vigor, como por exemplo o número limite de horas de condução para motoristas profissionais de viaturas pesadas. As características do trabalho de um gestor de frotas podem variar em função da indústria da empresa, tipo de viaturas e dimensão da empresa.

Funções e responsabilidades de um gestor de frotas

De acordo com o Business Fleet, trata-se de “um profissional capaz de liderar e formar não só a equipa associada à frota, como também motoristas e gestores a vários níveis. São capazes de inspirar uma equipa para um propósito ou visão comum.”

Um gestor de frotas com as seguintes qualidades e características terá uma maior probabilidade de atingir o sucesso:

• Conhecimento técnico relevante para o seu setor de atividade
• Atualização de conhecimento relativamente a mudanças e tendências
• Está a par das regras que regem motoristas profissionais e veículos comerciais
• Conhece as prioridades da empresa e ajuda resolver problemas de forma a reduzir custos
• Compreende a manutenção do veículo, implicações das reparações e melhores práticas de segurança na condução
• Tem uma gestão multitarefas e consegue alterar prioridades de forma eficaz

Um gestor de frotas competente não é apenas tático, mas também orientado para o negócio e tecnologia. À medida que uma frota cresce, as funções e responsabilidades de um gestor de frotas tornam-se mais exigentes e complexas, incluindo:

• Lidar com sobrecarga de informações
• Integrar dados da frota em sistemas de software existentes
• Garantir que todos os ativos estão a ser devidamente utilizados
• Identificar soluções rápidas para os problemas
• Gerir uma equipa geograficamente dispersa
• Encontrar informações específicas da frota rapidamente
• Softwares capazes de se adaptar ao crescimento da frota e da empresa
• Controlar situações de utilização indevida dos ativos da empresa

Com o acesso a indicadores sobre a eficiência de combustível, manutenção das viaturas, segurança e despesas da frota, um gestor de frotas torna-se um dos elementos mais importantes da estrutura da empresa.

Leia também: Monitorização de combustível na gestão de frotas

Colaboração

Embora fosse maioritariamente um trabalho focado exclusivamente no planeamento e monitorização da frota, as funções e responsabilidades dos gestores de frotas nos dias de hoje  incluem também a capacidade de liderar e formar, não apenas a equipa da frota, mas também os motoristas. Para uma pequena empresa, um gestor de frotas também pode ser o gerente de serviço ou de escritório, portanto, poderão ter outras funções a cumprir.

Um gestor de frotas competente trabalha em cooperação com todos os outros colaboradores da empresa associados à sua função:

• Motoristas e técnicos
• Equipa de Back Office e operações
• Proprietários de empresas
• Mecânicos e equipa técnica

Partilha de conhecimento

Ser bom gestor de frotas implica a aptidão para a comunicação interpessoal, além do conhecimento técnico tradicional e habilidades organizacionais associadas a essa função. É preciso a colaboração de muitas pessoas e competências para manter uma frota em funcionamento. Os gestores de frota precisam de ser enérgicos, porém diplomáticos e capazes de encorajar as pessoas a realizar tarefas que talvez não quisessem mas que se revelam benéficas para a empresa e eficiência da frota.

Software de gestão de frotas 

O impacto da análise de dados e da tecnologia avançada já está a ser notado em diferentes áreas. Acelerar as inovações, análises, dados, atualizações quase de forma instantânea e muito mais pode ser desanimador, mas assim que um gestor de frota entender como usar essa tecnologia, isso tornará o seu trabalho potencialmente mais fácil a longo prazo.

A tecnologia de gestão de frota pode ajudar a:

• Monitorizar os custos e gastos de combustível com a gestão de combustível: Por norma, os gastos com combustível são responsáveis por cerca de 1/3 dos custos operacionais da frota, portanto, é caso para prestar atenção. Gastos excessivos, mesmo que em pequenas quantias diárias, podem aumentar rapidamente, prejudicando os seus resultados financeiros.
• Verificar eventos de condução inseguros por parte dos seus motoristas: os sistemas de gestão de frotas podem ajudar a monitorizar a velocidade, travagem brusca e acelerações rápidas e até ralenti. Ou seja, eventos com potencial para desgastar os veículos e representar custos acrescidos a longo prazo. 
• Receber alertas para manutenção de veículos: É evidente que cuidar da manutenção dos veículos fará com que estes mantenham bons níveis de desempenho por um maior período de tempo. Usar tecnologia para monitorizar manutenções preventivas, como trocas de óleo de rotina ou pneus, torna sua vida mais fácil, uma vez que receberá alertas quando uma inspeção de veículo for necessária.
• Monitorizar a localização e as rotas do motorista e do veículo: os avanços tecnológicos e em telemática, bem como softwares de localização GPS e otimização de rota, não só simplificam a vida de um gestor de frotas, como também podem economizar custos devido ao desperdício de combustível e perdas de tempo em trajetos pouco eficientes .

 Os softwares de gestão de frotas podem tornar a vida de um gestor de frota mais simples, bem como gerar economia de custos e eficiências operacionais para qualquer empresa. 

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